PRACTICE 03 · DOCUMENT OUTLINE
資料の白紙を、
構成案からなくす
資料作成で時間がかかるのは、文章を書くことだけではありません。何を伝えるか、どの順番なら相手が理解できるか、情報が足りているかを考える時間です。AIには完成した資料を書かせるのではなく、構成の候補と確認すべき材料を出させます。
BEFORE / AFTER
読む前
AIに資料を丸投げして、事実や目的がぼやけることを避けられる。
読んだ後
読み手と目的に合わせ、見出し・必要情報・確認点を並べた構成案を作れる。
資料は「誰に、何を決めてもらうか」から始める
資料を作る前に、読み手と目的を一文にします。たとえば「初めて内容を知るメンバーに新しい業務ルールを理解してもらい、期限までの対応を決めてもらう」「経営会議で施策の選択肢を比較し、次の検討方針を決めてもらう」といった形です。目的が違えば、必要な数字、背景説明、結論の位置も変わります。
AIに「提案資料を作って」と頼むだけでは、一般的できれいな見出しが返ってくるかもしれません。しかし、その資料が自分の相手にとって必要な順番とは限りません。AIへ渡す前に、人が目的と読み手を決める。この役割は省略しない方が、かえって早く完成します。
手順1：確定した事実と、まだ足りない情報を書く
次に、すでに決まっている事実を箇条書きにします。日付、対象範囲、数字、現状、制約、既存の決定事項です。同時に、まだ分からないことも書き出します。AIに資料を作らせる前に不足情報を可視化しておくと、推測で穴を埋めることを防げます。
ここで大切なのは、アイデアと事実を混ぜないことです。「売上を上げたい」は目的、「前月比で何％変化した」は事実、「新施策を試す」は選択肢です。種類を分けておくと、AIが作る構成案を人が評価しやすくなります。
手順2：各ページに必要な材料を出させる
最初に頼むのは、本文ではなく構成案です。5〜7枚程度の資料なら、各ページについて「見出し」「伝えること」「必要な材料」「不足している情報」を出させます。これにより、白紙の状態から考え始める負担を減らしつつ、事実ではない文章を完成品らしく作るリスクも抑えられます。
依頼文の例
次の目的に合わせて、5〜7枚の説明資料の構成案を作ってください。 目的：（例：社内向けに新しい業務ルールを説明する） 読み手：（例：初めて内容を知るメンバー） すでに決まっている事実： ・（ここに事実を書く） 各ページについて「見出し」「伝えること」「必要な材料」「不足している情報」を箇条書きで示してください。事実を補わないでください。
構成案を見て、「結論が先か、背景が先か」「読み手が知りたい順番か」を考えます。ここはAIに正解を決めさせる場面ではありません。複数案を出させ、読み手に最も伝わる順番を人が選びます。
手順3：構成をレビューしてから、本文へ進む
構成ができたら、資料の完成を急がず、一度レビューします。目的に対して結論が弱くないか。必要な根拠が足りているか。数字や決定事項の出典を示せるか。読み手が次に何をすればよいかが分かるか。この段階で不足を見つける方が、本文を書いた後に大きく直すよりも負担が小さくなります。
本文の下書きをAIへ頼むなら、使ってよい材料を限定します。「以下の箇条書き以外の数字や事実は追加しない」「確認できない内容は要確認とする」と条件を入れてください。AIは説明を滑らかにするのが得意ですが、事実確認と意思決定は人の仕事です。
よくある失敗
- 最初から「パワーポイントを作って」と頼む。 目的に合わない一般論の資料になりやすくなります。
- AIが作った数字や事例を使う。 数字・固有名詞・出典は必ず元資料へ戻って確認します。
- 読み手を指定しない。 経営層、現場、顧客では必要な説明の深さが違います。
構成案は、チームの会話を早くする
AIで作った構成案の価値は、資料作成を自動化することだけではありません。早い段階で「この資料は何を決めるためのものか」「足りないデータは何か」をチームで話せることです。構成を共有し、必要な材料を集め、最後に人が判断して仕上げる。こうした流れなら、AIは思考を省くのではなく、考える場所を前へ移します。
うまく使えた依頼文と構成案は、次の資料にも使えます。月次報告、提案、研修、業務変更の案内など、用途別に型を残していくと、チーム全体で白紙から始める時間を減らせます。